Reunión Laboral
La comunicación es un recurso infalible dentro de toda empresa, entre los distintos canales que pueden facilitar sin duda figuran las reuniones laborales, una herramienta que permite desde plantear ideas, hasta organizar estrategias, actividad que se vuelve cada vez más necesaria para incrementar la productividad y sacar el máximo provecho de los recursos.
Importancia de las reuniones laborales como herramienta de información
Cada empresa u organización se compone de una serie de piezas que, en conjunto y equilibrio, le permiten funcionar, nada de esto sería posible sin la correcta comunicación y manejo de la información. En este sentido, las reuniones laborales se presentan como herramientas eficaces al consentir una mejor gestión.
¿Cuál es el objetivo de una reunión laboral?
Esta es la mejor parte, las reuniones laborales no tienen límites en lo que a finalidades se refiere, sirviendo entre otras cosas para:
- Plantear ideas
- Elaborar planes de acción
- Diseñar estrategias empresariales
- Gestionar recursos
- Evaluar acciones y resultados
- Resolver problemas
- Entrenar
- Tomar decisiones
En resumidas cuentas, un método completo de comunicación e integración a través del cual, exponer, analizar y mejorar planes de acción conjuntos para el desarrollo de proyectos.
Tipos de reuniones laborales
Las reuniones laborales pueden obedecer a diferentes objetivos, mismos que le dan formas a diferentes tipologías; si bien pueden distinguirse múltiples tipos, generalmente se agrupan en tres grandes categorías:
Reuniones laborales informativas
La primera tipología corresponde a las reuniones laborales más frecuentes ya que tienen como fin facilitar, captar o intercambiar información relevante respecto a un tema en específico.
Reuniones laborales de acción
En este caso, se habla de las reuniones que persiguen actuar sobre la información, es decir, su propósito es el de tomar decisiones o resolver problemas una vez que se cuenta con el conocimiento total de los aspectos involucrados.
Reuniones laborales mixtas
La tercera y última tipología combina los dos escenarios anteriores, o lo que es igual, compartir la información para luego actuar en consecuencia; por lo general, es la clasificación habitual en los equipos de trabajo cuando se persigue un objetivo en común.
Fases de una reunión laboral eficaz
Adicional al orden necesario al momento de plantear los temas, hablar de los objetivos y disipar las dudas, organizar una reunión laboral demanda considerar otros puntos determinantes, uno de ellos son las fases en las que se divide; en miras de lograr un encuentro fructífero, tendrá que considerarse:
Fase 1: antes de la reunión
El aspecto clave a evaluar en esta fase es la necesidad de programar o no la reunión, seguido de la elección de los temas a tratar y los objetivos por los cuales se convoca; se continuará comprobando la disponibilidad de cada asistente, considerando informarle los resultados a los que no puedan asistir.
Fase 2: durante la reunión
En esta etapa la puntualidad es factor elemental de quien organiza la reunión, por lo que deberá estar verificando el lugar desde unos minutos antes de la hora pautada, no solo para cerciorarse de la disponibilidad del ambiente adecuado y los recursos, sino para la colocación de materiales necesarios y/o repartición de documentos.
Este espacio de tiempo es igualmente propicio para repasar los temas y el objetivo de la reunión, después de todo, es con este repaso que se recomienda iniciar fomentando siempre la participación y resolviendo posibles dudas.
Fase 3: después de la reunión
En toda reunión laboral es aconsejable extraer conclusiones que resuman una valoración personal del encuentro; asumiendo que se hayan cumplido con los temas y objetivos que la propiciaron, finalizará, de lo contrario, conviene indagar en busca de una solución.
Del mismo modo, esta etapa corresponde al seguimiento que se les hará a los empleados, la idea es conocer sus opiniones respecto a los resultados de la reunión, e incluirlas en la información que se almacenará de lo evaluado en el encuentro para consultas futuras.
¿Cómo incrementar la productividad con reuniones laborales?
Lo primero que se debe considerar al momento de garantizar que la reunión laboral será de provecho, es la existencia de todos los factores necesarios para su realización, a lo que le sigue el establecimiento de los objetivos y temas a tratar, de lo contrario se estaría andando a la deriva con riesgo de desviarse de lo que verdaderamente importa, lograr que todo fluya a favor del orden y la productividad.
La anticipación y puntualidad son prioritarias
Adicional a anticipar a todos los participantes de la reunión y el motivo por la que se convoca, es primordial que conozcan los antecedentes necesarios, así como las razones que explican su presencia y lo que se espera de ellos.
Por otra parte, no existe productividad sin organización y en este particular, la puntualidad es la clave del éxito, de ahí que no bastará con determinar la hora en la que inicia, sino estipular un tiempo presupuestado para concretar los asuntos que motivaron la convocatoria. Repasar los puntos a tratar antes de comenzar, priorizando los de mayor relevancia es una buena opción.
El ambiente tiene que adecuarse a la situación
Otro aspecto relevante al momento de convocar una reunión laboral es la elección del espacio, siendo las salas de conferencias o reuniones, las más adecuadas no solo en materia de tamaño, sino por la disponibilidad de herramientas y tecnologías necesarias para su correcto desarrollo.
De lo más importante, a lo menos relevante
Una vez reunidos, lo ideal es comenzar aclarando los puntos de mayor importancia, evitando las desviaciones; demasiados rodeos, aleja del motivo principal además de propiciar la pérdida de tiempo que tendría que dedicarse al planteamiento de los objetivos estipulados; en palabras más simples, lo prioritario al comienzo, los temas secundarios para el final.
Cada opinión cuenta
Tan simple como entender que el estar convocado para la reunión implica relevancia en la misma, por ende su productividad depende de que cada asistente plantee sus ideas y sugerencias en pro de tomar las decisiones. La persona a cargo de mediar, tendrá que velar por una comunicación dinamizadora y evitar la formación de bandos.
Resolver dudas y concluir
Ninguna reunión puede considerarse exitosa si quedan dudas tras su finalización; en este punto, conviene dedicar un espacio de tiempo a disipar o resolver posibles cuestionamientos y sintetizar las conclusiones resumiendo los puntos acordados.