Organigrama de una empresa
El organigrama es comúnmente utilizado por las instituciones comerciales para reconocer distintos puntos, como las posiciones de cada unidad, asociar sus tareas y mejorar la toma de decisiones, así como otras funciones.
¿Qué es un organigrama?
Un organigrama se define como la representación gráfica de las estructuras que compone a cualquier organización o empresa, donde se incluyen todas las distribuciones departamentales. Se suelen presentar casos que, los dirigentes encargados, realizan un esquema plasmando las relaciones jerárquicas y competenciales en vigor.
Por lo que, se entiende como una herramienta, la cual permite a una entidad conocer mejor y más rápidamente a un nivel visual la repartición de las responsabilidades y funciones para cada ente perteneciente a la cadena de mando.
Además, sirve de base para cualquier inducción de las personas incorporadas que forman parte del departamento de recursos humanos.
¿Para qué sirve el organigrama?
Su utilidad se puede categorizar en 2 partes: principalmente, se utiliza para informar a todos los integrantes de una empresa su posición y la de los demás, sin importar que estos sean recién integrados o antiguos trabajadores que por un motivo u otro olvidaron los niveles.
Así mismo, y como ya se mencionó con anterioridad, es un instrumento perfecto para el análisis organizacional, ya que al ser una herramienta de análisis se encarga de detectar cualquier falla que se presente en la estructura. Esta característica se debe a la claridad con la que muestra cada unidad, así como la relación que ésta guarda con otras.
De esta manera, en caso de que ocurra un mal funcionamiento, los sujetos pueden estudiar el gráfico para entender y reconocer el error, por lo que pueden buscar una solución a la situación.
Tipos de Organigramas
Los tipos los clasificaremos, según sus características, en 4: Por su naturaleza, finalidad, su ámbito, contenido y por su disposición gráfica o presentación.
Según su naturaleza
En este grupo podemos encontrar otros tres tipos, según su organización:
- Microadministrativos: son aquellos que están conformados por una sola organización, los cuales pueden referirse a esta misma de una forma más globalizada. Aunque, también es común ver algunas que nombran áreas específicas que las conforman.
- Macroadministrativos: se trata de un organigrama que reúne en su información más de una organización.
- Mesoadministrativos: pueden considerar una o varias organizaciones, las cuales deben pertenecer al mismo sector de actividad o a un ramo en específico. Este término para denominar un organigrama suele ser más utilizado para las convenciones hechas en el sector público, pero, también puede ser visto en el sector privado.
Según su finalidad
En este caso, son cuatro categorías que, como su nombre lo indica, dependen de su objetivo:
- Informativo: se le denomina así a un organigrama cuando éste pretende tener un enfoque más público, es decir, que la información esté a disposición de todas los individuos no especializados.
Es por esto que, normalmente sólo expresan las partes del modelo, así como las líneas que están relacionadas y las unidades asesoras, en una gráfica a un nivel más genérico sobre las organizaciones de ciertas dimensiones.
- Analítico: tiene como propósito analizar determinados aspectos de los comportamientos organizacionales, además de cierto tipo de información, la cual al ser plasmada en un organigrama presenta una ventaja de visión macro sobre ella misma.
Los casos más comunes son los análisis de presupuesto, de determinadas partidas de gastos, de la distribución de la planta de los involucrados, de las remuneraciones y las relaciones informales, entre otros. Por lo general, quienes reciben esta información son los profesiones en el conocimiento de estas herramientas y sus aplicaciones.
- Formal: se le llama así cuando representa un modelo de organización con un funcionamiento más planificado o formal, el cual está acompañado de un instrumento escrito que demuestra su aprobación.
Por ejemplo, el organigrama hecho de una Sociedad Anónima será considerado formal cuando este mismo sea aprobado únicamente por el Directorio de dicha sociedad.
- Informal: Se le considera de esta forma cuando representa un modelo planificado que aún no cuenta con el instrumento escrito que testifica su aprobación.
Según su ámbito
A diferencia de los dos anteriores, en este solo pertenecen aquellos que revelan un nivel distinto de información.
- Generales: Los datos contenidos que identifican a una organización revelan hasta cierto punto el nivel jerárquico. Esto depende de la magnitud que tengan y sus características, así como del sector al que pertenezcan.
En el sector público, por ejemplo, llegan a abarcar hasta el nivel de dirección general, o bien su equivalente. Mientras que, en el sector privado es más común que lo hagan hasta el nivel de oficina.
- Específicos: Muestran de una manera más particular las estructura de alguna área de la organización.
Según su contenido
El grupo se representa en tres tipos. En este caso, se dividen debido al tema en cuestión.
- Integrales: son aquellas gráficas que incluyen a todas las unidades administrativas que componen la organización, así como las relaciones de jerarquía determinada y la dependencia. Este tipo de organigrama es el equivalente del general.
- Funcionales: aglomera las funciones principales que cada miembro tiene asignado. También sus unidades con sus interrelaciones.
Este tipo es perfecto como ayuda, ya que con ella se puede capacitar el personal y presentar de una forma más general la organización.
- De puestos, plazas y unidades: Se encargan de mostrar las necesidades que existe en los puestos y números de plazas de las unidades consignadas. En esta información también se indica los nombres de los trabajadores que ocupan las plazas.
Según su presentación
Para terminar, esta cuatro tipos de organigramas para definir la disposición gráfica de cada empresa.
- Verticales: se utilizan para representar a las unidades de una manera ramificada, empezando de arriba hasta llegar abajo. Se parte desde el titular, que va ubicado justo en la parte superior, y desciende incluyendo los distintos niveles jerárquicos de una manera escalonada.
En la administración son el tipo más ocupado. En cada manual de organización se recomienda que se emplee.
- Horizontales: todas las unidades se despliegan hacia los lados, comenzando desde el extremo izquierdo, donde se coloca el nombre del titular, y siguiendo hasta la derecha. Además, los niveles jerárquicos se ordenan en columnas, y las relaciones entre ellas se colocan entonces en líneas de forma horizontal.
- Mixtos: este tipo se emplea utilizando una combinación entre líneas verticales y horizontales. De esta forma, se amplían las posibilidades de la gráfica.
Aunque, los expertos aconsejan que es mejor utilizar este organigrama en el caso de que la organización cuente con un mayor número de unidades en su base.
- De bloque: En realidad, se puede decir que es una variante del vertical, pero, con una característica que la define; y es que integra un gran número de unidades en unos espacios más pequeños.
Debido a esto, pueden aparecer unidades situadas en los últimos niveles jerárquicos.
- Circulares: Es un tipo de diseño gráfico que ubica a la unidad organizativa con mayor jerarquía justo en el centro de unos cuantos círculos concéntricos, siendo cada uno una representación de los diferentes niveles de autoridad.
El más alto se encuentra en el centro, y a medida que se expande hasta los extremos va decreciendo, por lo que, en el círculo más extenso se encuentran los de menor nivel jerárquico de autoridad.
Importancia de los tipos de organigramas
Se debe tener en cuenta que, cada tipo representa unas ventajas y desventajas para la empresa, por lo que es importante primero verificar lo que esto causará en la organización. Además, no se pueden dejar pasar por alto cada uno, ya que de esta manera se puede determinar cuál es mejor, según la clasificación de la misma.
Características de los organigramas
Conociendo las características, cualquier persona será capaz de reconocer e identificar a simple vista el organigrama, hasta facilitar su realización.
- Desarrolla un papel explicativo.
- En su diseño presenta a todos los elementos que componen la autoridad, sus niveles jerárquicos y la relación que comparten todos.
- Debe revelar solamente aquellas unidades que se consideran indispensables, ya que si refleja todo se extendería mucho.
- La gráfica debe ser clara, con la cual los organismos puedan entender con facilidad, y que puedan manejarlo de manera sencilla.
- A veces no es necesario que se encuentre toda la información para que se conozca la estructura total.
- Es necesario que se represente ordenadamente. Es decir, en caso de que la empresa tenga una estructura vertical, la cadena entonces debe hacerse desde arriba hacia abajo.
Ejemplos
Veremos algunos ejemplos sobre las organizaciones en diferentes tipos de organigramas.
- Organigrama general
- Organigrama específico
- Organigrama integral
- Organigrama funcional
- Organigrama de puestos, plazas y unidades
- Organigrama vertical
- Organigrama horizontal
- Organigrama mixto
- Organigrama de bloque
- Organigrama circular
Herramientas para elaborar un organigrama
Es bueno resaltar que, el crear un organigrama resulta ser muy sencillo, porque generalmente se forma a la misma vez que nace la institución, dejando en claro cada puesto ocupado en la jerarquía y organización que ésta tendrá.
Sobre todo esto sirve también para aquellas organizaciones que no tienen un organigrama, o bien, para cuando ya cuenta con uno, pero éste necesita de un reajuste o modificación en la estructura.
Las herramientas presentadas a continuación son bastante utilizadas para diseñar un croquis del organigrama. Por lo general, de este trabajo se encargan los diseñadores, pero, nunca está demás conocer un poco más sobre esto.
- Microsoft Office: desde cualquier ordenador con este programa es ideal para diseñar el organigrama, tan solo se necesita del croquis, que la misma empresa proporciona.
El dibujo puede ser transformado utilizando la herramienta de Formas. Dicha opción se encuentra entre los comandos de Microsoft Power Point y Microsoft Word. También, guardándolo desde esta opción se archiva en formato PDF y JPEG, por lo que, puede ser enviado al correo o presentarlo personalmente.
Lo mejor sería que, para cada grado de la cadena de mando, se ocupen diferentes tipos de formas, así como los colores, para definir las áreas que funcionan en la organización
- Internet: en este tiempo tenemos la suerte de contar con internet, el cual se puede decir que es un banco que está repleto de ayudas específicas para este tipo de herramientas.
Desde aquí se pueden comprar plantillas económicas a través de las páginas web. Son pre-elaboradas, y el método de pago es con la tarjeta de crédito. Aunque, existe otra alternativa gratuita, y es descargar cualquier organigrama.
Con el internet, también se pueden obtener ideas para plasmarla en cualquier programa.
- Softwares de edición y diseño: para los especializados en la realización de gráficas, pueden utilizar programas de edición, los cuales cuentan con herramientas más sofisticadas para elaborar alguna. Este mismo cumple con el objetivo casi de la misma forma que los dos anteriores.
Ahora bien, los fotógrafos, publicistas, diseñadores o editores pueden diseñar con las mismas herramientas para las infografías y avisos.
Es importante que todas las representaciones de las compañías siempre sean actualizadas, la información no debe ser estática. Además, si al diseñar el organigrama no se plasma de forma fiel la realidad de las posiciones, esto puede traer consecuencias perjudiciales para el funcionamiento de la empresa.
A la hora de tomar decisiones, asignar las autorizaciones y demás cuestiones dentro de la organización, puede resultar en un desastre total.
¿Por qué es importante hacer correctamente un organigrama?
Con esto, todos pueden conocer esta información, que es crucial para coordinar las distintas áreas que existen de los negocios. En pocas palabras, se puede decir que les brinda un marco.
De igual manera, es una forma utilizada para dimensionar mucho mejor a la organización, lo que produce un crecimiento natural, que va acorde a las estrategias generales empleadas por la entidad.
Muchos consideran que esta herramienta es utilizada solo por las compañías que prefieren seguir un procedimiento más tradicional. Sin embargo, la verdad es otra, ya que existen distintos tipos de organigramas, como se pudo ver en anteriores menciones, las cuales se adaptan a la función de la clase de empresa.
Queda como responsabilidad de cada quien decidir el mejor modelo, según las características de la entidad. Así que, para poder decidir la opción, primeramente se debe conocer la manera de hacer un organigrama a nivel empresarial.