Escuela estructuralista de la administración

Esta teoría ha sido de las más utilizadas por empresas del mundo con mayor éxito al basar su funcionamiento en una estrategia claramente definida y regida por personas altamente competentes, capaces de llevar un rol y estructurar los pasos de la organización siguiendo estrictamente una cadena de mando.

Definición

La escuela estructuralista de la administración está fundamentada en la conformación de estructuras organizacionales. Se diferencia de las estructuras tradicionales y de las carismáticas.

Este modelo tiene el ideal de que una organización debe basarse en grupos de personas organizadas en una estructura jerárquica, dirigidas por la toma de decisiones relacionadas y legales.

Dentro de la administración estructuralista no hay cabida para la improvisación, mucho menos para el desorden organizacional, ya que cada pieza dentro de la organización tiene un rol bien definido por ejecutar y de su eficacia depende el logro colectivo de las metas planteadas.

Origen

Esta corriente surge a finales de los años 1950 y está integrada principalmente por psicólogos y sociólogos que se han dedicado a estudiar el comportamiento humano dentro de las organizaciones. 

Para ese entonces las teorías administrativas dentro de las empresas tenían una identidad más humanista y tradicional, que si bien mantenía las buenas relaciones entre los departamentos no era tan efectiva como lo demandaban esos tiempos.

Fue allí donde surgió una gran necesidad por convertir las organizaciones en un conjunto de departamentos bien definidos, que interactúan entre sí de manera estrictamente profesional y que hagan vida dentro de una compleja estructura.

El pensamiento estructuralista definía muy bien las actividades de cada individuo, basándose en reglas y funciones claramente explícitas, que las conocían tanto las personas encargadas de ejecutarlas, como sus superiores inmediatos.

El estructuralismo parte de muchas ciencias aplicadas a la administración como la matemática, la filosofía, la antropología, entre otras. Tomando también palabras y conocimientos expresados por grandes pensadores de su época como Karl Marx.

Marx habló de que las estructuras organizativas debían desarrollarse a la par pero sin juntarse, esto quiere decir que cada departamento debe ser autónomo, pero a su vez ser recíprocos en cuanto a la información suministrada entre ellos.

Fue en ese entonces cuando muchos otros empezaron a estudiar profundamente estas teorías de Marx y de Webber y entendieron que la suma de las partes no es lo primordial dentro de una administración, sino la interdependencia y la jerarquización de los procedimientos es lo que los llevará al éxito.

Características

• Hace hincapié entre lo que necesita la empresa y lo que necesitan los individuos y que a veces no es correspondido generando conflictos.
• Énfasis en las tensiones existentes entre lo formal y lo informal. 
• Existe una clase administrativa responsable de mantener las actividades coordinadas entre los miembros.
• Existe una jerarquía de posiciones en la organización.
• Existe una clasificación de trabajo de acuerdo a la especialización.
• Definición de reglas oficiales para asegurar la uniformidad y la coordinación de esfuerzos.

Principios

Hay ciertas bases que fundamentan y le dan estructura a esta escuela de la administración, todas y cada una de ellas se encuentran muy bien definidas para poder lograr todos los objetivos propuestos dentro de una organización.

División del trabajo

Con la premisa principal de que no queden tareas sin realizar y no haya áreas de trabajo sin elementos, la división del trabajo en esta escuela de la administración busca siempre que cada departamento tenga sus políticas, límites de acción y responsabilidades bien claras.

Cada departamento dentro de la organización debe contar con una figura de líder que sea el encargado de llevar a todos los elementos bajo su cargo a una consecución plena de sus metas planteadas.

La división del trabajo fomenta y acentúa las responsabilidades de cada departamento. Utilizando herramientas sistemáticas y de coacción que permitan a sus individuos mantener el enfoque hacia los objetivos previstos.

Jerarquizar los departamentos

Con la premisa de que cada elemento dentro de la organización se debe regir por una cadena de mando, la jerarquización busca darle prioridades y aumentar las funciones de aquellos elementos con mayores capacidades, otorgándoles poder para mover las riendas dentro de la empresa.

Debe haber siempre un buen manejo de la información, sin sobresaltos y siempre de arriba hacia abajo, disminuyendo la distorsión del mensaje original.

Cada oficina o departamento se encuentra bajo la constante vigilancia de otra superior, de esta manera cada proceso que haga no quedará sin auditar o ser evaluado por personas con mayor conocimiento.

Definición de reglas

Otro principio fundamental dentro de esta escuela de la administración es la creación de reglas, estas son las que darán las bases para que los individuos se mantengan enfocados en sus obligaciones y funciones que lleva su cargo.

Cada elemento tiene un número de tareas y objetivos que cumplir, estos son conocidos por sus superiores y serán los encargados de velar por su cumplimiento.

La oficialización de estas reglas es lo que va a permitir el correcto comportamiento de sus individuos ante una anomalía. La continuidad de los procesos y su buen funcionamiento se encuentra directamente ligada al apego de las reglas pautadas dentro de una organización. 

Control de las actividades

Esta clase de administración tiene como prioridad adquirir el máximo control dentro de cada departamento de la organización. Su manera de lograrlo es que cada oficial con un cargo supervisorio evalúe y verifique las actividades de los individuos bajo su cargo.

El control va más allá del conocimiento de las actividades que se realizan, pasa por saber los tiempos de ejecución y si hay margen de mejora en estos, saber en qué momento apretar la tuerca para lograr una eficacia plena en cada procedimiento.

Todo forma parte de una cadena estructural, mientras más alto se encuentre tu cargo, tu nivel de control irá en aumento, lo que significa que cada figura supervisora cuenta con un límite de acción para poder monitorear.

Limitar las relaciones

Dentro de las particularidades y bases de este sistema estructuralista de la administración se encuentra que las relaciones entre los individuos que hacen vida dentro de una organización deben ser obligatoriamente de carácter profesional.

Esto quiere decir que cada orden de un superior, toma de decisiones o propuesta no deben estar basadas en sentimientos personales o influidos por estados de ánimo de las personas a cargo.

Cada decisión tomada dentro de la organización se debe regir por un orden estrictamente racional, limitando al mínimo las relaciones personales entre sus individuos. Los sentimientos y emociones de cada individuo pasan a un segundo plano, puesto que estos no deben interferir con sus tareas y obligaciones.

Auditar cada proceso

Hay dos factores claves en este principio auditable dentro de la escuela estructuralista de la administración, el principal se basa en llevar un registro completo de todas las actividades realizadas para posteriormente realizar una revisión.

Es imperativo que cada departamento realice un respaldo o registro de cada actividad o tarea que realicen, de esta manera sus superiores podrán evaluar su desempeño y corregir las fallas que puedan ocurrir en un futuro.

La importancia de llevar estos registros y auditarlos se basa en que estos valores servirán como referencia en el futuro para definir estrategias que brinden una mayor eficacia en sus procedimientos.

Funcionamiento

Es muy necesario para poder ejecutar este sistema administrativo, poner en práctica sus dos principales funciones, las cuales garantizaran un normal desenvolvimiento de los individuos dentro de la organización.

El primero de ellos es la creación de leyes, normas y reglas que definan las labores de cada individuo o departamento dentro de la organización. Esto para evitar confusiones y pérdida de tiempo valioso durante la ejecución de sus actividades cotidianas.

La creación de normas en cada una de las áreas de una empresa es la única garantía de que se cumplan en los plazos estipulados las metas de toda la organización. Cuando una persona o departamento no es capaz de cumplir con estas, se refuerza o substituye por piezas que brinden una mayor eficacia de trabajo.

La segunda premisa para el funcionamiento de la administración estructuralista es la organización, esto requiere de un minucioso estudio previo que planifique y ordene la cantidad de departamentos necesarios para un funcionamiento correcto y evitar al máximo la burocracia.

La estructuración de una organización es clave dentro de esta escuela de la administración, en vista que el correcto funcionamiento de la cadena de mando va a depender de cómo se manejan las jerarquías dentro de la empresa.

Ventajas

La correcta aplicación de esta escuela de la administración dentro del organigrama de una organización acarrea ciertos beneficios como:

• Mayor efectividad en la realización de trabajos y tareas individuales.
• Consecución de la metas de la empresa de manera ordenada y en armonía con todos sus departamentos.
• Logra un mayor enfoque de cada individuo en sus responsabilidades y funciones.
• Consistencia en el crecimiento y desarrollo de la organización.
• Permite la correcta comunicación entre cada departamento y persona que hace vida en la empresa.
• Limita las arbitrariedades y sobrecarga de funciones en los individuos con mayor rango.
• Facilidad en la detección de fallas en el sistema de trabajo de la organización.
• No requiere de muchos estudios previos ni de improvisación para su plena ejecución.

Desventajas

Aunque esta escuela de la administración tiene muchos beneficios, es cierto que también acarrea ciertos problemas como:

• Incremento de la burocracia y dependencia de autorizaciones para la realización de labores.
• No crea sentido de lealtad y pertenencia dentro de los empleados de la organización.
• Su accionar no es tan veloz, ya que cada paso requiere de una autorización superior.
• Dependencia absoluta de sus leyes y normas para su correcto funcionamiento.
• Sus normas y leyes no permiten un cambio o flexibilización.
• Fomenta el distanciamiento entre los individuos y departamentos que hacen vida en una empresa.
• Los individuos no cuentan con la capacidad de evolucionar y cambiar para mejor sus procedimientos de trabajo.

Exponentes

Max Webers (1894-1920)

Economista, jurista, historiador y sociólogo alemán, considerado uno de los padres de la sociología moderna y de la administración pública. Su pensamiento se distingue por ser antipositivista, hermenéutico e idealista. 

Aportes

• Fundó la sociología y la administración pública junto a Marx, Durkheim y Comte.
• Actualizó las ciencias sociales y su metodología.
• Estableció los fundamentos del método de trabajo de la sociología moderna.
• Autor del libro Economía y Sociedad, considerado como el más importante de la sociología del siglo XX.

Chester Barnard (1886-1961)

Ejecutivo estadounidense de gran trayectoria, defensor de una teoría más humanista de la administración, que diera prioridad al conocimiento de la conducta, las necesidades y actitudes en espacio de trabajo.

Aportes

• Estableció las funciones de ejecutivo, teorías de la autoridad y elementos básicos de la aceptación de la autoridad. 
• Autor del libro Las Funciones de los elementos dirigidos, un clásico de la teoría de la organización.
• Creó la teoría de aceptación de la autoridad en la que estableció que la está personalizada en individuos que están deseosos de ser controlados.

James Thompson (1920-1973)

El sociólogo norteamericano se distingue del enfoque de un par de alternativas que mencionan Burns & Stalker, la cual despliega con precisión al referirse a las nuevas formas organizacionales de la industria. 

Aportes

• Creó la teoría sobre la importancia de las recompensas sociales así como las salariales. 
• Estableció que la formalidad no debe interferir con el desarrollo social de los individuos y los niveles en la toma de decisiones.
• Autor del libro Organization in Action.