Acta Administrativa

El Acta Constitutiva suele ser realizada por las empresas o sociedades anónimas, para notificar a sus trabajadores, la falla o incumpliendo de alguna regla y posteriormente tomar decisiones.

¿Qué es el acta administrativa?

El acta administrativa es un documento interno de la empresa, realizado para detallar, probar y dejar evidencias legales acerca de hechos que afecten la integridad de una organización, ocurridos en las instalaciones de la misma, por parte de un trabajador. 

Estos hechos mencionados van en contra de los principios morales y económicos de la empresa, por lo que a su vez están enfocados en las Leyes Federales del trabajo que incluya un contrato colectivo o individual, asimismo infringe la normativa interna de la empresa y los códigos establecidos para un correcto funcionamiento. 

Otra concepción es aquella que  afirma que las actas administrativas son la manera en que una empresa puede sancionar a los trabajadores, que han violado o estén implicados en alguna falta, la cual afecta negativamente el ejercicio de su labor, su entorno laboral y casos más complicados el despido.   

Sin embargo, no todas las actas administrativas están aunadas con el despido de un empleado. Por lo contrario, es un documento que se emite al mismo, con la finalidad de que reivindique la conducta y permanezca en el empleo. 

Las sanciones contenidas en el acta administrativa deben estar explícitas y detalladas de forma clara y precisa, basándose en las leyes laborales de la empresa y las leyes del trabajador de la Nación.  En el caso de que las sanciones arraigan consecuencias como la suspensión del trabajador, esta no deberá ser mayor a 8 días.

¿Para qué sirve el acta administrativa?

El acta administrativa sirve como prueba litiga para la empresa, al momento de realizar procedimientos que incluyan la anulación de una relación laboral que no sea factible, ni de responsabilidad para el jefe o patrono. 

Asimismo este documento se elabora para amonestar hechos que ocurran en el medio ambiente laboral, entre un trabajador y su entorno. Estas amonestaciones suceden cuando el trabajador viola las normativas de la empresa. 

Características del acta administrativa

Generalmente cuando algún empleado infringe una normativa, las empresas suelen amonestarlos, para ello elaboran un acta constitutiva, donde explique el motivo de la misma. 

Las actas administrativas conforman una serie de características que permiten elaborar su redacción y constatar una prueba verídica de la falta del empleado. Alguna de ellas vienen dadas por:

• Exponen detalladamente por qué se realizó la amonestación, basándose en las leyes del trabajador y las normativas de la empresa, recalcando las consecuencias de la falta para la sociedad y ambiente de trabajo. 
• El motivo de la amonestación se debe explicar claramente, enfatizando la fecha en que se cometió la falta.  
• Estas actas administrativas presentan peso y valor jurídico ante la ley y puede utilizarse como prueba ligitaria, especialmente de carácter laboral. 
• Si durante la infracción cometida por el empleado hubo presencia de testigos, éstos deberán indicarse en el acta administrativa. Comúnmente las empresas se basan en las listas de trabajadores que manejan los supervisores. 
• Otra prueba legítima a favor de la empresa es los sistemas de vigilancia incorporados mediante videocámaras, softwares o el control para ingresar al puesto de trabajo. 
• Finalmente el acta constitutiva contiene las consecuencias arraigadas de la sanción y explica detalladamente si la amonestación representa a una multa económica o en casos drásticos el despido. 

Modelo ejemplo de un acta administrativa

Acta Administrativa

En la ciudad de Mallorca, a las _____ horas del día __ del mes de _____ del año _____, se encuentran reunidos _______________, supervisor general, _______________, administradora de la empresa, _______________, jefe de operación, _______________, jefa inmediata, y los testigos: _______________ y _______________, en las instalaciones de la empresa _____________________, domiciliada en la calle _______ en la ciudad de ___________, perteneciente a la comunidad autónoma de _______________. Constatan los hechos descritos mediante esta acta administrativa:

“El empleado _______________, representante del cargo de vigilancia, incumplió el horario laboral establecido en su contrato de trabajo, presentándose en su puesto __ horas después, hecho que afecta la seguridad de la empresa y el retraso de las actividades laborales, pues el empleado manejaba las llaves de acceso a los puestos de trabajo.  Por consiguiente en función al reglamento interno de la empresa, se extiende la presente acta administrativa a fin de dar registrar las causas y consecuencias del hecho antes ocurrido.

En función a lo expuesto, se concluye que: la falta del ciudadano _______________ comprometió la operatividad de la empresa en un nivel intermedio.

Por consiguiente, se le solicita al ciudadano _______________, quien a continuación detalla su versión de los hechos ocurridos:

El infractor señaló que su ausencia está motivada a que el lugar de trabajo es excesivamente lejos desde su hogar, ya que vive en las afueras de la ciudad y se retrasó en la espera de transporte para llegar hasta la empresa. 

Finalmente tomando en cuenta todos los testimonios y datos necesarios, se da por terminada esta acta administrativa presentada a las ______ horas del día ___ del mes de _____ del año _____ en curso, con la firma de los testigos y el resto de las personas presentes en la redacción de este documento, ratifican cada una de sus partes y la participación del empleado mencionado.

¿Cuál es la finalidad de un acta administrativa?

La finalidad de un acta administrativa es informar al empleado que cometió una falta laboral, la cual viene cargada de consecuencias. Además sirve como respaldo y prueba legal para la empresa. 

El acta administrativa también cuenta con objetivos que explican su misión y función ante la sociedad:

• Explicar detalladamente la falta cometida por el empleado, contando con evidencias o pruebas para la misma. 
• Mencionar la hora, fecha, testigos presentes y detalles ocurridos al momento de la infracción. 
• Establecer sanciones basadas en la normativa laboral, explicando el carácter de cada una de ellas y el motivo de sanción por parte del empleador. 

¿Cuáles son las causas por las que las empresas redactan un acta constitutiva?

Si bien sabemos, las actas constitutivas representan el incumplimiento de las normativas de una empresa ocasionado por un empleado. Sin embargo las empresas para redactar estos documentos se fundamentan en las siguientes causas:

Faltas que afecten al medio ambiente laboral, a la salud y vida de los trabajadores, así como todas aquellas faltas aunadas a la higiene y seguridad industrial. 

• Incumplimiento de horarios laborales, no registrar la firma al ingresar al puesto de trabajo e inasistencias laborales no justificadas. 
• Desobediencias a órdenes y reglas de la empresa. 
• Conductas violentas, violencia física y verbal hacia los demás empleados, supervisores y jefes. 
• Consumo de bebidas alcohólicas,  drogas o tabaco en el ambiente laboral. 
• Deterioro hacia la estructura de la empresa, mobiliario, y recursos de la empresa. 
• Utilización no justificada de elementos  pertenecientes a la empresa. 
• Acoso virtual a los demás empleados, como jefes, supervisores y otros. 
• Uso irresponsable de materia estratégico digital de la empresa. 
• Robo. 
• Abandono al trabajo. 

Requisitos para emitir un acta administrativa

Antes de elaborar un acta administrativa, la empresa deberá seguir una serie de requisitos que incluyan todos los datos y hechos ocurridos durante la infracción. 

Algunos de los requisitos que debe contener un acta administrativa, están dados por:

• Información detallada de la infracción, que incluye fecha, hora y testigos presentes, indicando a su vez el puesto de trabajo de cada uno. 
• Explicación de los hechos ocurridos y la regulación laboral de la empresa donde ocurrió el hecho. 
• Espacio para que el amonestado redacte su versión de los hechos y explique su defensa. 
• Espacio para que los testigos y asistentes detallen los motivos de los hechos. 
• Fecha en que se firma el acta administrativa. 
• Firma de los testigos presentes en el hecho (mínimo 2) y de los asistentes. Cabe destacar que los testigos deben ser empleados de la empresa donde ocurrió el hecho.